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她做了11年前台,创业推出无人前台APP

2018/01/04

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创业与创新

  日本新创企业Delighted研发了一套不使用内线电话也不经由人工转达的接待系统。该公司首席执行官(CEO)桥本真里子(36岁)在2016年从一名派遣员工变成了创业者。桥本从事前台接待工作11年,经验丰富,但对编程和公司经营却是门外汉。她通过在前台接待工作中所积累的人脉,找到了工程师等专业人才与其并肩作战。

 

  用iPad通知客户到访

  

  “有前台接待小姐的企业实在是太奢侈了!”,桥本说聘用1名前台接待员,1年的费用就高达数百万日元。该公司的接待服务系统“RECEPTIONIST”每月只收费5000日元。登录员工人数在10人以下的话则可以免费使用。

 

Delighted公司的CEO桥本真里子

 

  访客到公司后,通过iPad进入RECEPTIONIST的应用软件,搜索并点击约定碰面的员工姓名,然后系统会通过“Slack”等聊天工具通知员工。通常情况下,公司会设置前台,接待员不在的情况下则可以拨打内线电话。但是通过电话叫人,必须有人中断工作来接电话。

 

  RECEPTIONIST的引进和使用成本低廉,还可以在系统上对访客进行管理。以IT相关企业为中心,越来越多的企业引入了该系统。桥本在大企业担任前台接待的工作经验成为该服务的起点。

 

  “希望使企业最前线的接待工作变得更有价值”,桥本当前拥有很明确的目标,但20多岁的时候其实非常迷茫。考上大学后,桥本从老家三重县铃鹿市来到东京。直到快毕业的时候也不知道自己想做什么,毕业后当了一年的自由职业者。之后作为派遣员工在大宇宙集团(Transcosmos)、有线放送USEN、社交网站Mixi和互联网企业GMO Internet从事接待工作。

 

  在客人和公司员工之间传达信息、带领客人进入会议室、为客人端茶倒水。桥本一开始只是机械地重复这些工作,但渐渐地发现了接待工作的深奥之处。

 

  “这名员工出来迎接访客要花一些时间,应尽早通知他”、“这家公司总是过来很多人,应准备大一点的会议室”、“这位董事喜欢喝日本茶、不喜欢喝咖啡”。桥本默默地工作,努力做到客人满意,同时也不耽误公司员工的工作。

 

  不过“前台的工作是青春饭,不能做一辈子”。从杂志上的招聘广告来看,接待员的年龄要求为20岁到30多岁。同事大部分都是25岁左右。职场的前辈们年纪大了之后要么离职,要么调到总务等部门。

 

  利用IT人脉开发APP

 

  所以桥本决定30岁在GMO是自己“最后一次从事接待工作”。在摸索今后出路的过程中,桥本意识到接待的工作在11年里一直没有变化。随着IT化的推进,企业的业务效率不断提高,而接待工作却没有乘上IT化的大潮。始终是让访客填写来访登记表,然后打电话通知公司相关人员。

 

使用“RECEPTIONIST”登记后,将通过聊天工具通知相关工作人员

 

  手写的来访登记表需要保存一段时间,据说有的公司的登记表堆积如山。使用RECEPTIONIST,什么时间与谁会面、访客都有谁均一目了然。接待员大多来自派遣公司等外部公司,由于不会长期在一家公司工作,所以难以发现课题。

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